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22 de agosto del 2017
PREPARANDOSE PARA LA INSPECCION EXTERNA DE UN GRUPO COMUNITARIO DE PRODUCTORES ORGANICOS- CGG
Autor:
Lebi A. Perez. Ing Ag. Msc


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Una de las facetas más importantes de la certificación orgánica, lo constituye sin lugar a dudas la inspección hecha por la certificadora. Se puede decir, que es la base de la decisión final que toma un revisor. Es importante que los grupos o CGG hagan ciertas consideraciones antes de renovar la certificación, y solicitar la inspección externa. Se puede decir, que mucho del éxito en la certificación orgánica, depende del grado de preparación que se logre antes de la visita del inspector. Y porque tiene que haber preparación? La preparación con anterioridad, redundara en la eficiencia del trabajo asignado al inspector, costos de inspección, además fortalece la certificación desde el punto de vista de la calidad.

Antes de mencionar algunas estrategias, es necesario señalar algunos factores que inciden en el éxito de la inspección externa y la certificación de un grupo o CGG.

1) Grado de Capacitación: Los administradores y conductores de un programa de producción orgánica, que funcionan como grupo o CGG, requieren de una capacitación y actualización continua de las diferentes necesidades establecidas durante la certificación por la agencia. De igual manera, los productores tienen que estar al tanto de los cambios y exigencias, para estar al día y no improvisar durante la visita del inspector externo.

2) Grado de Organización: Una vez establecido y certificado un grupo; este necesariamente tiene que adoptar un sistema de trabajo y organización que le permita la sostenibilidad del programa orgánico y por ende la certificación. Los grupos necesitan adoptar estructuras de organización que les permita la fluidez en el trato de asuntos, así como también establecer responsabilidades propias para cada fase de gestión dentro del proyecto orgánico.

3) Comunicación: Es absolutamente necesario, mantener una comunicación fluida con la certificadora antes, durante y después del proceso de inspección externa. Esto ayudara a un mejor entendimiento de los requerimientos y asuntos exigidos por la certificadora. Es importante, que dentro de un grupo se asigne esta tarea a personas con cierta experiencia en el programa orgánico y en el manejo de las diferentes vías de comunicación que existen actualmente.

4) Costos de Operación: Las inspecciones externas, como cualquier trabajo profesional tiene un costo que puede variar, dependiendo entre otros de la ubicación, recursos financieros y materiales, tamaño del grupo, tamaño de las unidades de producción, etc. Es importante, analizar antes de la inspección externa, los recursos y Logistica con que se cuenta, de manera que exista un balance entre las necesidades de la inspección externa y los costos de la realización de la misma, sin que esto menoscabe la calidad del proyecto orgánico que se desea certificar.

Desde el punto de vista de preparación, un grupo de productores, puede considerar las siguientes estrategias, como medidas preventivas antes de que ocurra la inspección externa. En este sentido, se mencionan a continuación algunas consideraciones basado en las experiencias reales, dentro de la certificación orgánica de grupos comunitarios, fincas y otro tipo de instalaciones que manejamos.

1) Llenado de los documentos: Es preciso que antes de la inspección externa, el solicitante llene completamente los documentos requeridos por la certificadora. Por ejemplo, el Plan Orgánico. De igual manera, es necesario que el solicitante y los miembros de un grupo entiendan y sepan el tipo de información que se necesita plasmar en los documentos de solicitud. Paralelamente, el grupo necesitara anexar soportes que complementan la solicitud. Por ejemplo, mapas, historiales de campo, prueba de inspecciones internas, reglamento interno, etc., etc. Los documentos por tener un carácter legal y vinculante tienen que estar firmados y fechados. Durante el llenado de documentos, es muy importante la precisión de la información que se suministra, por eso se requiere que en algunos casos se llegue al detalle.

2) Revisión de problemas anteriores: Bien sea que el solicitante viene de otra agencia, o se está re certificando, se requiere que revise las preocupaciones anteriores o incumplimientos emanados desde la última revisión de certificación realizada. Durante la inspección externa, el solicitante tiene que tener la capacidad de poder abordar las situaciones o preocupaciones previas de no conformidad menor que aun queden pendientes.

3) Organización de documentos: Los grupos tienen que organizar toda la información que hayan recabado durante el año inmediatamente anterior, a fin que esta pueda ser evaluada y auditada, como sucede con las inspecciones internas, las cosechas y ventas orgánicas. Para ahorrarse tiempo, es preferible que todos los documentos estén centralizados, y así se facilita la revisión por parte del inspector externo. El control interno del grupo, y las personas responsables tienen que tener la capacidad de poder aclarar las situaciones donde el inspector externo así lo requiera con relación a los documentos evaluados o auditados.

4) Preparación del grupo de productores: Es relevante que un grupo, prepare a sus productores antes de la visita del inspector externo. En este sentido, durante la realización de las inspecciones internas, es una muy buena oportunidad para poner al día la información del productor y orientarle de ser posible en las necesidades propias de la inspección externa. Es absolutamente necesario que los productores del grupo estén presente durante la realización de la misma. Esto facilitara la evaluación y trabajo del inspector.

5) Reuniones de Entrada y de Salida: Dentro de la comunicación entre el grupo y el inspector externo, se encuentra la reunión de entrada y la entrevista de salida. Los grupos necesitan tener una idea del propósito y las expectativas del inspector antes de la inspección y también necesitan saber cómo es su desempeño y el resultado de la inspección después de que esta ocurre. La entrevista de salida es fundamental, para aclarar las dudas que hayan surgido durante la inspección, tanto para el grupo, como para el inspector.

Creemos firmemente, que el éxito de la certificación orgánica para cualquier tipo de operación y en especial los grupos de productores o CGG, redunda en el grado de preparación y compromiso contraído para la gestión del mismo. Hemos mencionado algunos factores importantes y estrategias a considerar antes que ocurra la inspección externa, paso significativo dentro del sistema de certificación de operaciones orgánicas. CO.

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