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26 de mayo del 2017
Evaluación del Sistema de Control Interno durante la Inspección de Productores Orgánicos
Autor:
Lebi A. Perez-Ing. Ag MSc


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Evaluación del Sistema de Control Interno durante la Inspección de Productores Orgánicos
Una de las facetas más importantes durante la auditoría o inspección de un grupo de productores orgánicos, lo constituye sin lugar a dudas la evaluación del sistema de documentos que utiliza el grupo durante la gestión y control de un programa orgánico certificado. El inspector tiene que dedicar una fracción importante de su tiempo a revisar y constatar piezas importantes de información a fin de poder determinar el grado de conformidad que existe en el grupo.

El objetivo de este escrito es dar a entender la importancia que tiene la evaluación del SCI en grupos que buscan la certificación orgánica. Para ello, hemos utilizado las pautas dadas por la Unión Europea para la evaluación de la certificación de productores orgánicos, así como también otros aspectos de orden práctico, que esperamos sean de utilidad en su labor como inspector.
¿Qué es un Sistema de Control Interno?
Se refiere a un sistema documental que se utiliza para administrar la calidad de diferentes aspectos de la norma orgánica y el reglamento interno del grupo. El mismo también permite llevar control a través de sus procedimientos internos, el cumplimiento de los requisitos de la norma, por parte de los productores del grupo. Este sistema entre otros puede incluir un acuerdo contractual con cada miembro del grupo.
Funciones del Sistema de Control Interno (SCI)
La elaboración de un sistema de control interno, permite mantener un sistema de calidad documental, incluyendo acuerdos, planillas de inspección interna, reglamentos internos, políticas de sanciones, etc., con el fin de mantener una gestión del programa orgánico en concordancia con las exigencias de certificación.
En el caso de los inspectores internos, estos tienen que recibir capacitación y estar libres de conflicto de interés. Este último punto tiene que estipularse a través de “Acuerdos escritos entre el grupo y los inspectores internos y mencionarse dentro del Reglamento Interno o en la Política de Inspección Interna del Grupo”. De igual manera, a través del SCI los inspectores internos deben visitar las parcelas e instalaciones, por lo menos una vez al año. El SCI debe mantener documentación apropiada sobre las fincas/parcelas, contratos, reportes de inspección interna para cada miembro del grupo. Dentro de la gestión del SCI, éste debe incluir la aplicación de sanciones a los miembros que no cumplen e informar a la certificadora sobre las acciones correctivas tomadas.
Aspectos importantes a considerar durante la Inspección Externa

1. La inspección externa tiene como objetivo evaluar la efectividad del SCI, su aplicación y cumplimiento con las normas, incluyendo áreas del reglamento interno aplicables.

2. Se verifica si el grupo mantiene un Acuerdo de Control Interno con la Certificadora y con el grupo de productores.

3. La inspección tiene que incluir una evaluación de los riesgos a la integridad orgánica dentro del grupo y el medio ambiente donde funciona.

4. El grupo debe conducir por lo menos una inspección interna anual. La inspección externa incluye la visita a parcelas/fincas y la evaluación del SCI.

5. La inspección externa y el muestreo de productores en un grupo, se basa en el grado de riesgo que se percibe durante la revisión e inspección.

6. Las parcelas o fincas visitadas durante la inspección externa deben ser diferente año con año.

7. Es importante ver si hay la necesidad de reinspeccionar productores/comunidades con riesgo.

8. La inspección externa también evalúa otros elementos de auditoría relacionados con la producción y venta del producto orgánico.
Evaluación del Sistema de Control Interno
En aras de buscar una mayor eficiencia y calidad en la inspección del grupo, se sugiere considerar lo siguiente:

1. Determine si la documentación es adecuada y está completa.
2. Determine si las inspecciones internas se han llevado a cabo al 100% de los productores del grupo, por lo menos una vez al año.
3. Determine si los productores nuevos son incluidos después de una inspección interna y de acuerdo a sus procedimientos internos (reglamento) y en acuerdo con la política de la certificadora. Es necesario revisar y asegurarse que la lista de productores esté actualizada.
4. Determine si los casos de incumplimiento han sido manejados apropiadamente por el control interno y en concordancia con su política de sanciones y si está registrada.
5. Determine si existen registros adecuados de las inspecciones internas.
6. Determine si los productores del grupo entienden las normas y verifique si existen estrategias adecuadas para la orientación y capacitación de los miembros del grupo y del control interno.
7. La evaluación debe incluir inspecciones internas testigo. Se requiere que los inspectores internos estén presentes durante la inspección externa, a fin de ser evaluados.
Factores de Riesgo
De acuerdo a la referencia consultada (AGRI/03-64290-00-00-EN) de la Comisión Europea, la misma hace hincapié en la evaluación del riesgo, en las siguientes situaciones:

1. La magnitud de la finca o granja, en cuanto al tamaño y valor de los productos, incluyendo la diferencia entre los productos orgánicos y los convencionales.
2. Las características propias de cada finca, en cuanto a la similitud en los sistemas de producción y los cultivos en el grupo; y los riesgos probables para la mezcla o contaminación.
3. La experiencia adquirida por el grupo durante los años de funcionamiento del programa orgánico; así como el número de nuevos miembros que se registra cada año.
4. La naturaleza o tipo de problemas experimentado durante los controles de años anteriores y los resultados de las evaluaciones anteriores de la eficacia del sistema de control interno.
5. El manejo de los posibles conflictos de interés de los inspectores internos.
6. La rotación del personal encargado en la gestión del programa orgánico y del SCI.
Otros aspectos a considerar por el Inspector Externo

1. Las fincas más grandes, procesadores y exportadores deberán ser inspeccionados anualmente por la certificadora (AC).

2. En caso de que la AC encuentre que el sistema de control interno seriamente carece de confiabilidad y eficacia, deberá aumentar el número de fincas sujetas a la inspección anual de al menos tres veces la raíz cuadrada del número de granjas dentro del grupo.

3. La inspección externa deberá incluir una muestra que considere el riesgo de las fincas sujetas a la inspección anual. La orientación dada por la Comisión Europea señala que el número de granjas o fincas sujetas a la inspección externa anual no podrá en ningún caso ser inferior a 10. En situaciones de riesgo normal, la muestra no deberá ser inferior a la raíz cuadrada del número de fincas del grupo. En casos de mediano y alto riesgo, las AC deberán definir un factor de riesgo de al menos 1.2 a 1.4 respectivamente.

Consideraciones prácticas
Una de las tareas más importantes durante la inspección interna y externa es la evaluación de los puntos críticos y su riesgo probable en el sistema orgánico (áreas de beneficio, parcela, almacén (acopio), unidad de producción, administración, ventas, etc.) que se está inspeccionando. En este sentido, se presenta una serie estrategias a considerar dependiendo de las condiciones establecidas por los productores en sus instalaciones.

1. Identificar las áreas del sistema donde existan fallas o áreas donde se pueda perder la integridad orgánica del producto.

2. Evaluar el grado de riesgo que presenta la falla o hallazgo con respecto a los requisitos de las normas, reglamento interno y política de grupos si es el caso, etc.

3. Evaluar si existe dentro del sistema de calidad (documentos), un control documental o registro que permita detectar y monitorear la falla o punto de control en determinado momento.

4. Una vez se tengan los elementos de verificación e información detallada, se procede a indicar en detalle el grado de riesgo encontrado y el por qué ocurre.

5. Utilice el reporte de inspección y entrevista de salida para indicar los riesgos posibles.

Factores que pueden limitar la evaluación y detección del riesgo

1. Historial: Es importante considerar si existen antecedentes de los problemas encontrados.

2. Experiencia del encargado del SCI: El inspector debe apoyarse con él o los encargados del SCI antes de escribir los hallazgos en el reporte final, a objeto de aclarar cualquier duda.

3. Habilidades del Inspector: Es importante considerar el factor experiencia, capacitación y conocimiento del inspector, para obtener la precisión deseada durante la evaluación de riesgo y detección de los puntos críticos.

4. Profesionalismo del Inspector: El inspector no debe emitir juicios a priori (asumir lo que no es) sin antes consultar o verificar la situación encontrada.

5. Reportando la Información: Es preferible dejar una sección aparte del reporte para discutir sus hallazgos y conclusiones sobre el riesgo encontrado en el sistema orgánico del grupo.

Ejemplos de situaciones de riesgo
A continuación se citan, algunos ejemplos para ilustrar situaciones de riesgo en grupos con producción de cultivos orgánicos.

1. Mezcla de cosechas Orgánicas vs No orgánicas durante el almacenamiento, transporte, beneficio, sin debido control del etiquetado y registros de gestión etc.
2. Contaminación accidental frecuente a través de: Campos vecinos, uso de equipos equivocadamente, uso erróneo de insumos (semilla tratada, semilla transgénica, uso de compuestos comerciales sin la debida verificación por la AC ),
Ausencia de un protocolo de limpieza antes, durante y después del proceso de un producto.

3. Inclusión de campos sin el adecuado periodo de transición y control previo.
4. Uso de registros no adecuados, sin pertinencia, desactualizados, sin reflejar la realidad.
5. Existencia de producción paralela o producción dividida.
6. Ausencia de capacitación y conocimiento sobre las normas, manejo de la certificación, aplicación del reglamento interno, llenado de formatos, etc.
7. Ausencia de una estructura organizacional para la gestión del grupo en todas sus instancias, incluyendo el control interno.
8. Inspectores internos realizando inspecciones en fincas de vecinos o familiares.
Existe un sin mundo de situaciones que se pueden presentar al momento de evaluar el Sistema de Control Interno y las diferentes instancias que componen el programa orgánico de un grupo. Es esencial prepararse adecuadamente antes de realizar este tipo de trabajos. El inspector externo debe considerar una planificación apropiada a fin de evitar un desempeño poco satisfactorio, durante la inspección de un grupo. La información recabada y proporcionada por la AC es una referencia vital para llevar a cabo la inspección externa del grupo. CO

Lebi A. Perez-Ing. Ag MSc

 

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